TSE, DSFinV-K, Kassennachschau: Was das Finanzamt von Ihrer Kasse verlangt
Stand: August 2026
Die Kassennachschau kündigt sich nicht an. Der Prüfer steht im Laden, während das Mittagsgeschäft läuft, und will sehen, dass die Kasse ordnungsgemäß arbeitet – Belege, Abschlüsse, Datenexport. Wer dann erst anfängt zu suchen, hat ein Problem, das mit Ordnung im Vorfeld leicht zu vermeiden gewesen wäre.
Dieser Ratgeber fasst zusammen, welche Pflichten für elektronische Kassen in der Gastronomie gelten und was Ihr Kassensystem dafür können muss. Er ersetzt keine Steuerberatung – bei Fragen zu Ihrem konkreten Betrieb ist die Steuerkanzlei die richtige Adresse.
Die TSE-Pflicht: § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Das verlangt § 146a der Abgabenordnung zusammen mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die TSE signiert jeden Kassenvorgang fälschungssicher – nachträgliches Löschen oder Ändern von Umsätzen fällt damit bei einer Prüfung auf.
Die TSE gibt es als Hardware (USB-Stick, SD-Karte) oder als Cloud-TSE; beide Wege sind zulässig, solange die Einrichtung vom BSI zertifiziert ist. Wichtig für Sie als Betreiber: Die TSE gehört zur Inbetriebnahme der Kasse. Klären Sie mit Ihrem Kassenanbieter, wie die Anbindung für Ihren Betrieb läuft – bei DevyPOS gehört die Einrichtung der zertifizierten Cloud-TSE zur Einrichtung Ihres Betriebs, und wir sagen Ihnen im Gespräch offen, was zum Zeitpunkt Ihrer Inbetriebnahme fertig ist und was nicht.
Die Belegausgabepflicht: Ein Bon für jeden Verkauf
Seit 2020 gilt: Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Gast angeboten werden – ob er ihn mitnimmt, ist seine Sache. Der Beleg kann gedruckt oder elektronisch bereitgestellt werden. Für den Lieferdienst heißt das schlicht: Jede Bestellung erzeugt einen Beleg, auch die telefonische und die aus dem Webshop.
Einzelaufzeichnung: Jeder Vorgang, lückenlos und unveränderbar
Grundlage von allem ist die Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkauf wird einzeln, fortlaufend und unveränderbar festgehalten. Eine Kasse, in der sich Belege nachträglich löschen oder „korrigieren“ lassen, ohne dass es dokumentiert wird, ist kein Komfortmerkmal, sondern ein Risiko – genau solche Lücken sucht die Prüfung. Stornos müssen als Stornos in der Kette stehen, nicht als verschwundene Bons.
Der DSFinV-K-Export: Das Format, in dem der Prüfer Ihre Daten sehen will
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt fest, in welcher Struktur Kassendaten bei einer Prüfung übergeben werden. Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung müssen Sie die Daten in diesem Format bereitstellen können – auf Verlangen auch sofort.
Praktisch heißt das: Ihr Kassensystem braucht einen DSFinV-K-Export auf Knopfdruck, den Sie oder Ihre Steuerkanzlei ziehen können, ohne den Anbieter anrufen zu müssen. Probieren Sie das einmal aus, bevor es jemand von Ihnen verlangt.
Die Kassennachschau: Unangekündigt und im laufenden Betrieb
Seit 2018 darf das Finanzamt nach § 146b AO eine Kassennachschau durchführen – ohne Ankündigung, während der Geschäftszeiten. Der Prüfer kann sich die Kasse zeigen lassen, Testkäufe machen, Belege und Abschlüsse einsehen und den Datenexport verlangen. Aus einer Kassennachschau kann ohne weitere Ankündigung eine Betriebsprüfung werden, wenn etwas nicht stimmt.
Gut vorbereitet ist, wer drei Dinge jederzeit greifbar hat: die Verfahrensdokumentation zur Kasse, aktuelle X- und Z-Abschlüsse samt Kassenbuch und den DSFinV-K-Export.
Die Meldepflicht seit 2025: Ihre Kasse muss dem Finanzamt gemeldet sein
Seit dem 1. Januar 2025 gilt zusätzlich die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO: Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt elektronisch über ELSTER gemeldet werden – mit Angaben zum System, zur Seriennummer und zur TSE.
- Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
- Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden; dasselbe gilt für die Außerbetriebnahme.
Die Meldung kann auch ein Dritter übernehmen – etwa die Steuerkanzlei oder der Kassenanbieter. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre laufende Kasse gemeldet ist: jetzt klären, nicht bei der Nachschau.
Checkliste: Daran erkennen Sie, dass Ihre Kasse sauber aufgestellt ist
- Jeder Beleg steht fortlaufend und unveränderbar in der Kette – auch Stornos.
- X- und Z-Abschluss und Kassenbuch sind auf Knopfdruck da.
- Der DSFinV-K-Export funktioniert – einmal testweise gezogen, bevor ihn jemand verlangt.
- Die TSE-Anbindung Ihres Betriebs ist geklärt und dokumentiert.
- Die Kasse ist über ELSTER gemeldet (bzw. die Meldung ist beauftragt).
- Jede Bestellung erzeugt einen Beleg – auch Telefon- und Webshop-Bestellungen.
Was DevyPOS davon übernimmt
DevyPOS führt jeden Beleg unveränderbar in einer fortlaufenden Kette, erstellt X- und Z-Abschlüsse samt Kassenbuch mit Umsatzsteuer-Auswertung und liefert den DSFinV-K-Export als Zip für Steuerberatung und Prüfung. Die Anbindung der zertifizierten Cloud-TSE nach § 146a AO richten wir vor Ihrem Start ein – und sagen Ihnen offen, was zum Zeitpunkt Ihrer Inbetriebnahme fertig ist und was nicht.
Wenn Sie sehen wollen, wie das im Alltag aussieht – vom Küchenbon bis zum Z-Abschluss: Fragen Sie eine Vorführung an.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
Sehen, wie das im Alltag aussieht?
Eine Vorführung dauert eine halbe Stunde und läuft an Ihrem Beispiel: Bestellung, Küchenbon, Fahrertour, Abschluss.
Vorführung anfragen