Zahlungsarten und Kartenterminal für die Gastronomie

Zahlarten

Zahlungsarten für die Gastronomie: bar, Karte, online, Gutschein, Rechnung, Zimmer

Beim Kassieren wählen Sie die Zahlart, der Rest folgt von selbst: Der Beleg nennt sie, der Abschluss sortiert danach, und der DATEV-Export führt unbare Zahlarten als Geldtransit.

Bar mit Rückgeld

Kassieren antippen, unter „Gegeben“ den erhaltenen Betrag eintragen oder „passend“ wählen, das Rückgeld rechnet die Kasse. Beim Z-Abschluss hilft die Zählhilfe mit Stückzahl je Schein und Münze und zeigt die Differenz zum Bargeld-Soll sofort.

Karte am Terminal

Kartenzahlung direkt aus der Kasse über Stripe-Kartenleser: WisePOS E und S700 servergesteuert, WisePad 3 über die App. Die Kasse schickt den Betrag an den Leser, der Gast hält die Karte vor, und der Beleg entsteht erst nach der Bestätigung. Jeder Leser ist einer Kasse zugeordnet.

Online im Webshop

Im eigenen Webshop zahlt der Gast per Karte über Stripe oder mit PayPal, alternativ bar an der Tür. Online bezahlte Aufträge sind in der Kasse als bezahlt gekennzeichnet; beim Kassieren entfällt die Bargeldeingabe.

Am Tisch per Handy

Bestellt der Gast über den QR-Code am Tisch, zahlt er am eigenen Handy per Karte, Apple Pay oder Google Pay, mit Trinkgeld, oder bar beim Service. Im Biergarten-Modus wird nach jeder Bestellung sofort bezahlt, im Restaurant-Modus am Ende über „Bezahlen“.

Gutschein

An der Kasse unter Gutschein → Ausgeben entsteht ein Gutschein-Bon mit Code und QR-Code. Beim Kassieren wird der Code gescannt oder eingetippt, ein Restwert bleibt stehen. Auch Gutscheine der Plattform gurado nimmt die Kasse an.

Rechnung und Zimmer

Firmenkunden zahlen auf Rechnung, mit Sammelrechnung je Partei aus der Faktura. Im Hotelrestaurant bucht die Zahlart „Zimmer“ den Betrag auf die Gästerechnung, als Zusatzmodul mit Mews, apaleo oder der Fidelio-Kassenschnittstelle.

So läuft eine Kartenzahlung mit DevyPOS

20:05 Kassieren

Tisch 7 möchte zahlen. Der Service tippt auf Kassieren und wählt die Kartenzahlung. Die Kasse schickt den Betrag an den Leser, der dieser Kasse zugeordnet ist.

20:05 Am Leser

Der Gast sieht den Betrag am Leser und wählt Trinkgeld: 5, 10 oder 15 Prozent oder einen eigenen Betrag. Dann hält er die Karte vor.

20:06 Beleg

Erst nach der Bestätigung des Lesers entsteht der Beleg, mit dem Trinkgeld getrennt ausgewiesen. Der Gast bekommt ihn auf Papier, per E-Mail oder als QR-Code am Bildschirm.

23:40 Abschluss

Im Z-Abschluss stehen Bar, Karte, Online, Gutschein, Rechnung und Zimmer getrennt. Das Bargeld-Soll enthält nur die bar kassierten Beträge; die Zählhilfe zeigt die Differenz, bevor der Abschluss festgeschrieben wird.

Jede Zahlart landet dort, wo sie hingehört

Kassieren ist der kurze Teil. Der längere ist, dass am Abend, im Kassenbuch und bei der Steuerberatung alles stimmt.

Der Finanzbericht rechnet den Kassenbestand Schritt für Schritt vor: bar kassiert an der Hauptkasse, Geld bei Kellnern, Lieferungen unterwegs und abgerechnet, dazu jede Buchungsart des Kassenbuchs. Unbare Zahlungen stehen daneben und werden nicht mit dem Bargeld verwechselt.

Kellner und Fahrer: In der Personalabrechnung zählt nur Bargeld zum Bar-Soll; Kartenzahlungen erscheinen getrennt als „Unbar“. Fahrer legen je Auftrag fest, ob bar oder mit Karte kassiert wurde.
Gutscheine: Ausgegebene und eingelöste Gutscheine stehen mit eigenem Block auf dem Tagesabschluss, denn die Ausgabe eines Gutscheins ist kein Umsatz.
Steuerberatung: Der DATEV-Export (SKR04) bucht die Tagesumsätze je Z-Abschluss und führt unbare Zahlarten als Geldtransit. Der DSFinV-K-Export enthält die Zahlarten je Abschluss.

Z-Abschlüsse, Kassenbuch und Finanzbericht auf einer Seite der Verwaltung.

Beleg und Prüfung

Beleg, Kundendisplay und Belegkette

Was der Gast sieht und was die Prüfung sieht, kommt aus demselben Vorgang.

Digitaler Beleg

Der Beleg geht per E-Mail an den Gast oder erscheint als QR-Code am Bildschirm und bleibt 90 Tage abrufbar. Der Beleg darf elektronisch bereitgestellt werden; so kommen auch Kassen ohne Drucker und Gäste ohne Papier zu ihrem Beleg.

Kundendisplay

Ein zweiter Bildschirm zum Gast zeigt Warenkorb, Betrag und Rückgeld, dazwischen einen Willkommenstext. Der Gast sieht, was er bezahlt, bevor er bezahlt.

Unveränderbare Belegkette

Jeder Beleg wird fortlaufend gespeichert und nie überschrieben. Ein Storno ist ein eigener Vorgang mit Gegenbeleg, der auf den ursprünglichen Beleg verweist; beide bleiben in der Kette stehen.

Storno mit Freigabe

Wer stornieren darf, hängt an der Rolle. Fehlt einem Bediener das Recht, fragt die Kasse nach der Freigabe eines Berechtigten, per Chef-PIN, Chipkarte oder Anfrage ans Handy. Jeder Storno trägt einen Grund.

TSE bei der Inbetriebnahme

Die Anbindung einer zertifizierten TSE nach § 146a AO gehört zur Einrichtung Ihres Betriebs. Solange sie fehlt, weist der Beleg das sichtbar aus; vor dem ersten zahlenden Gast wird sie angebunden.

Was Sie für Kartenzahlung brauchen

Ein eigenes Stripe-Konto Ihres Betriebs. Die Schlüssel hinterlegt IT Saar per Fernwartung unter Einstellungen → Schnittstellen; sie werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Das Konto gehört Ihnen: Die Einnahmen fließen direkt auf Ihr Konto, wir sehen weder Kartendaten noch Kontodaten. Gebühren des Zahlungsanbieters und Kartenleser sind nicht im Monatspreis enthalten und stehen im Angebot.

Häufige Fragen

Welche Kartenleser funktionieren mit DevyPOS?

Die Stripe-Kartenleser WisePOS E und S700, die servergesteuert arbeiten, sowie der WisePad 3 über die DevyPOS-App. Jeder Leser wird einer Kasse zugeordnet, damit der Betrag am richtigen Gerät erscheint. Voraussetzung ist ein Stripe-Zugang, den IT Saar einrichtet.

Kann der Gast am Terminal Trinkgeld geben?

Ja. Der Leser bietet 5, 10 und 15 Prozent oder einen eigenen Betrag an; das Trinkgeld steht getrennt auf dem Beleg. Bei der Tischbestellung per QR-Code gibt der Gast das Trinkgeld beim Bezahlen am eigenen Handy.

Was kostet Kartenzahlung zusätzlich?

Der Monatspreis enthält keine Gebühren des Zahlungsanbieters; die rechnet Stripe direkt mit Ihrem Betrieb ab, und die Einnahmen fließen ohne Umweg auf Ihr Konto. Kartenleser sind Hardware und stehen wie Terminal und Drucker im Angebot.

Können Firmenkunden auf Rechnung bezahlen?

Ja. Die Zahlart „Rechnung“ gibt es an der Kasse, und die Faktura fasst die Aufträge einer Partei zu einer Sammelrechnung zusammen. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung haben eigene Nummernkreise und werden auf A4 gedruckt.

Was ist, wenn der Gast keinen Papierbeleg möchte?

Dann schicken Sie den Beleg per E-Mail oder zeigen einen QR-Code am Bildschirm, über den der Gast ihn 90 Tage lang abrufen kann. Ein Beleg muss zu jedem Verkauf angeboten werden; ob er gedruckt oder elektronisch bereitgestellt wird, ist frei.