Kassensystem für Gastronomie-Ketten und Filialen

Zentrale und Filialen

Ein Kassensystem für Gastronomie-Ketten: eine Zentrale, eigene Filialen

Der Filialverbund besteht aus einer Zentrale und ihren Filialen. Jede ist eine eigene DevyPOS-Instanz mit eigener Kasse, eigenen Belegen und eigenem Abschluss; die Zentrale legt fest, was die Filialen selbst in der Hand haben.

Zentrale, Filialen, Büro

Die Zentrale ist selbst ein Betrieb mit Kasse oder eine Büro-Instanz ohne Kasse. Jede Filiale hat eine eigene Instanz mit eigenen Daten, eigenen Druckern über den Konnektor im Lokal und eigenem Z-Abschluss.

Freigaben je Filiale

Die Zentrale entscheidet je Filiale, was diese selbst ändern darf: Speisekarte, Kunden, Kundengruppen, Bonus, Mitarbeiter, Berichte und Bestellrouting. Was nicht freigegeben ist, pflegt nur die Zentrale.

Speisekarte aus der Zentrale

Die Zentrale sendet die Speisekarte an die Filialen. Eine Filiale kann eigene Artikel dazunehmen, etwa ein Gericht, das es nur dort gibt, ohne die gemeinsame Karte anzufassen.

Kundendatei-Abgleich

Der Kundenstamm wird zwischen Zentrale und Filialen abgeglichen. Ein Stammkunde muss nicht in jeder Filiale neu angelegt werden.

Verbund-Webshop

Ein Webshop für den ganzen Verbund: Gäste bestellen an einer Adresse, die Zahlung läuft über die Zentrale, ohne Provision an ein Portal.

Chef-Sprung mit Protokoll

Aus der Zentrale springen Sie direkt ins Backoffice einer Filiale, etwa um einen Bericht zu prüfen oder eine Einstellung zu korrigieren. Jeder Sprung steht dort im Zugriffsprotokoll.

So läuft ein Tag im Filialverbund mit DevyPOS

10:15 Zentrale

Die neue Wochenkarte wird in der Zentrale gepflegt und an alle Filialen gesendet. Änderungen wirken sofort; die Filiale am Bahnhof ergänzt ihren eigenen Mittagsteller als eigenen Artikel.

12:40 Filiale

Im Mittagsgeschäft boniert jede Filiale auf ihrer eigenen Kasse, mit eigenen Mitarbeitern, eigener Kassen-PIN und eigenen Küchendruckern.

16:30 Chef-Sprung

Der Verbund-Bericht zeigt in einer Filiale auffällig viele Storni. Die Leitung springt aus der Zentrale in deren Backoffice und sieht die Belege im Tagesjournal; der Zugriff steht im Protokoll der Filiale.

23:30 Abschluss

Jede Filiale macht ihren Z-Abschluss, auf Wunsch automatisch zur eingestellten Uhrzeit. Am Morgen legt der Verbund-Bericht Umsatz, Belege, Storni, Trinkgeld und Zahlarten aller Standorte nebeneinander, auch als CSV.

Eine Speisekarte für alle Standorte, eigene Artikel je Filiale

Die Karte wird einmal gepflegt. Kasse, Webshop und App jeder Filiale zeigen danach dasselbe.

In der Zentrale pflegen Sie Warengruppen, Artikel, Größen, Zutaten und Auswahlartikel wie in jedem DevyPOS-Betrieb. Die Warengruppe steuert Steuer-Vorbelegung, Küchendrucker, Kachelfarbe und die Veröffentlichung im Webshop; je Artikel gibt es Preise je Größe und auf Wunsch getrennte Abholer- und Restaurantpreise. Diese Karte sendet die Zentrale an die Filialen.

Eigene Artikel je Filiale: Ist die Speisekarte für eine Filiale freigegeben, legt sie zusätzliche Artikel an, die nur dort gelten.
Nicht alles muss online: Eine Warengruppe kann an der Kasse verfügbar bleiben, ohne im Webshop zu erscheinen, und im Shop eine eigene Bezeichnung tragen.
Sofort wirksam: Es gibt keinen Veröffentlichen-Knopf. Was die Zentrale speichert, steht in den Filialen unmittelbar zur Verfügung; Preise pflegt man deshalb besser vormittags.

Warengruppen und Artikel der Speisekarte in der Verwaltung: links die Gruppen, rechts die Artikel der gewählten Gruppe.

Personal

Rollen, Rechte und Zeiterfassung an jedem Standort

Mitarbeiter gehören zur Filiale, in der sie arbeiten. Was sie an der Kasse dürfen, legt die Rolle fest, und einzelne Rechte schalten Sie je Person frei.

Vier Rollen

Kasse boniert und kassiert, Fahrer fährt Touren und rechnet ab, Manager sieht zusätzlich Berichte, Kassenbuch und Abschlüsse und pflegt Mitarbeiter, Admin darf alles einschließlich Einstellungen. Jede Person hat eine eigene Kassen-PIN mit vier bis acht Ziffern.

Rechte je Person

Storno, Rabatte geben, Gutscheine ausgeben, Z-Abschluss, Berichte einsehen, Küchenbon-Nachdruck und Gerät neu starten: Jedes Recht lässt sich je Mitarbeiter abweichend vom Rollen-Standard setzen. Fehlt ein Recht, fragt die Kasse nach der Freigabe per Chef-PIN, Chipkarte oder Anfrage ans Handy.

Zeiterfassung

Die Stempeluhr sitzt am PIN-Bildschirm der Kasse. Das Monatsjournal je Mitarbeiter rechnet Sonntags- und Feiertagszuschlag mit, auf Basis von Stundenlohn oder Festgehalt.

Sieben Sprachen an der Kasse

Die Kassenoberfläche gibt es in Deutsch, Englisch, Kroatisch, Polnisch, Rumänisch, Vietnamesisch und Chinesisch. Jede Filiale stellt die Sprache ein, die zu ihrem Team passt.

Berichte je Filiale

Jede Filiale hat ihre eigenen Berichte: Z-Abschlüsse, Kassenbuch, Umsatzsteuer, Tagesjournal, Umsatzstatistik, DATEV- und DSFinV-K-Export. Sind Berichte für die Filiale nicht freigegeben, sieht sie nur die Zentrale.

Ein Preis je Betrieb, eingerichtet von IT Saar

DevyPOS wird je Betrieb abgerechnet, nicht je Kasse oder Gerät. Jede Filiale ist ein Betrieb mit eigener Instanz, eigener täglicher Sicherung und eigenen Daten; der Verbund läuft über eine Rechnung und einen Ansprechpartner. Wie viele Kassen, Kellnergeräte oder Bildschirme in einer Filiale stehen, spielt für den Preis keine Rolle.

Den Verbund richtet IT Saar ein: Zentrale, Filialen, Freigaben, Speisekarte und Verbund-Webshop. Hardware, Einrichtung und die Anbindung der zertifizierten TSE nach § 146a AO stehen vorab im Angebot.

Häufige Fragen

Darf eine Filiale ihre Speisekarte selbst ändern?

Das entscheidet die Zentrale je Filiale über die Freigaben. Ist die Speisekarte freigegeben, legt die Filiale eigene Artikel an; die gemeinsame Karte kommt weiterhin aus der Zentrale. Dasselbe Prinzip gilt für Kunden, Kundengruppen, Bonus, Mitarbeiter, Berichte und Bestellrouting.

Sieht die Zentrale, was in den Filialen passiert?

Ja. Der Verbund-Bericht legt Umsatz, Belege, Storni, Trinkgeld, Zahlarten, Warengruppen, Bestellarten, Kanäle und Artikelmengen aller Filialen nebeneinander und lässt sich als CSV herunterladen. Für Einzelheiten springt die Zentrale ins Backoffice der Filiale; der Zugriff steht dort im Zugriffsprotokoll.

Was kostet DevyPOS für eine Kette mit mehreren Filialen?

Jede Filiale ist ein Betrieb und kostet ab 59 € netto im Monat, mit eigenem Webshop ab 99 €, mit Webshop und App ab 129 €. Abgerechnet wird je Betrieb, nicht je Kasse oder Gerät. Einrichtung des Verbunds, Hardware und TSE-Anbindung stehen im Angebot.

Bleiben die Daten der Filialen getrennt?

Ja. Jede Filiale hat eine eigene Instanz mit eigenen Belegen, eigenem Kassenbuch, eigenem Z-Abschluss und eigener täglicher Sicherung. Zusammengeführt wird nur, was der Verbund ausdrücklich abgleicht: die Speisekarte aus der Zentrale, der Kundenstamm und die Zahlen im Verbund-Bericht.

Können wir mit einem Standort anfangen und später erweitern?

Ja. Ein zweiter Standort ist ein zweiter Betrieb mit eigener Instanz. Den Verbund mit Zentrale, Freigaben und Verbund-Webshop richtet IT Saar ein, sobald der zweite Standort dazukommt.