Λογισμικό ξενοδοχείου: χρέωση στο δωμάτιο

Σημείωση: η διεπαφή του DevyPOS είναι προς το παρόν διαθέσιμη στα γερμανικά και αγγλικά. Οι ονομασίες που αναφέρονται εδώ αντιστοιχούν στη γερμανική διεπαφή.

Στο εστιατόριο του ξενοδοχείου ο πελάτης συχνά δεν πληρώνει στο ταμείο, αλλά ζητά χρέωση στο δωμάτιο. Το DevyPOS βρίσκει τον επισκέπτη στο λογισμικό του ξενοδοχείου, μεταφέρει το ποσό στον λογαριασμό του και εκδίδει την απόδειξη με τρόπο πληρωμής Δωμάτιο – με υπογραφή, όπως κάθε άλλη απόδειξη.

1. Τι κάνει η διασύνδεση

Εύρεση επισκέπτη – με αριθμό δωματίου ή όνομα· το ταμείο δείχνει δωμάτιο, όνομα, ημέρα αναχώρησης και το κρατημένο πακέτο.
Χρέωση στον λογαριασμό του επισκέπτη – το ποσό εμφανίζεται στο ξενοδοχείο ως γραμμή, π.χ. Restaurant · Παραγγελία 42, είτε ως ένα σύνολο ανά συντελεστή ΦΠΑ είτε γραμμή προς γραμμή.
Πακέτα – πρωινό, ημιδιατροφή, πλήρης διατροφή ή all inclusive: τα περιλαμβανόμενα είδη επισημαίνονται και, αν θέλετε, δεν χρεώνονται.
Ακύρωση – η ακύρωση απόδειξης δημιουργεί αυτόματα αντιλογισμό στο ξενοδοχείο.
Ημερήσια συμφωνία – η διαχείριση συγκρίνει τις αποδείξεις δωματίου της ημέρας με τις εγγραφές του λογισμικού του ξενοδοχείου.

Υποστηρίζονται τα Mews και apaleo απευθείας μέσω των διεπαφών τους και – μέσω της διεπαφής ταμείου Fidelio (FIAS) – τα Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 και Gastrodat.

Η διασύνδεση με το λογισμικό ξενοδοχείου είναι πρόσθετη μονάδα. Αν το πλακίδιο Λογισμικό ξενοδοχείου δεν εμφανίζεται στις ρυθμίσεις, η μονάδα δεν έχει ενεργοποιηθεί ακόμη για την επιχείρησή σας – επικοινωνήστε μαζί μας.

2. Ρύθμιση στη διαχείριση

Όλα τα απαραίτητα βρίσκονται στο Ρυθμίσεις → Λογισμικό ξενοδοχείου.

Στο Λογισμικό ξενοδοχείου επιλέξτε το σύστημα: Mews, apaleo ή Διεπαφή ταμείου Fidelio (FIAS). Για FIAS επιλέξτε επιπλέον τον Κατασκευαστή (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat ή Άλλο).
Στο Πρόσβαση καταχωρίστε τα στοιχεία πρόσβασης (βλ. παρακάτω) και Αποθήκευση πρόσβασης. Τα στοιχεία αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα και δεν εμφανίζονται ποτέ ξανά σε καθαρό κείμενο.
Έλεγχος σύνδεσης. Σε επιτυχία εμφανίζεται το όνομα του ξενοδοχείου και το DevyPOS φορτώνει τις λίστες επιλογής (υπηρεσίες, λογιστικές κατηγορίες, κωδικούς ΦΠΑ ή, για το apaleo, το ξενοδοχείο).
Στο Χρέωση στον λογαριασμό του επισκέπτη επιλέξτε τον προορισμό και ορίστε την Περιγραφή στον λογαριασμό του επισκέπτη (προεπιλογή Restaurant).
Τέλος ενεργοποιήστε το Προσφορά τρόπου πληρωμής „Δωμάτιο“ στο ταμείο. Μόνο τότε εμφανίζεται ο τρόπος πληρωμής στο παράθυρο είσπραξης.

Mews

Το ξενοδοχείο δημιουργεί στο Mews, στο Marketplace → Integrations, ένα AccessToken για το DevyPOS και σας το δίνει· το αναγνωριστικό συνεργάτη το παρέχει η IT Saar. Μετά τον Έλεγχο σύνδεσης επιλέγετε την υπηρεσία Mews στην οποία γίνεται η χρέωση – μια υπηρεσία „Additional“ του ξενοδοχείου όπως Restaurant ή F&B – και προαιρετικά μια λογιστική κατηγορία. Στο Κωδικοί ΦΠΑ του ξενοδοχείου βλέπετε ποιος κωδικός του ξενοδοχείου χρησιμοποιείται για κάθε συντελεστή του ταμείου· η αντιστοίχιση γίνεται αυτόματα και μπορεί να αλλάξει ανά συντελεστή, αν το ξενοδοχείο τηρεί περισσότερους κωδικούς για έναν συντελεστή.

apaleo

Το ξενοδοχείο δημιουργεί στο apaleo, στο Apps, έναν „Simple Client“ για το DevyPOS (δικαιώματα: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) και σας δίνει Client ID και Client Secret. Μετά τον Έλεγχο σύνδεσης επιλέγετε το Ξενοδοχείο (Property). Η χρέωση καταχωρίζεται στο κύριο folio της κράτησης.

Διεπαφή ταμείου Fidelio (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)

Τα συστήματα αυτά τρέχουν στο δίκτυο του ξενοδοχείου και δέχονται χρεώσεις ταμείου μέσω της διεπαφής ταμείου Fidelio. Ο κατασκευαστής την ενεργοποιεί και σας δίνει διεύθυνση και θύρα στο δίκτυο του ξενοδοχείου, τον αριθμό ταμείου (P#) και, αν χρειάζεται, σημείο πώλησης (SO) και τύπο εγγραφής (PT). Τις τιμές αυτές τις καταχωρίζετε στο Πρόσβαση. Τη σύνδεση διατηρεί ο connector – το ίδιο πρόγραμμα που εξυπηρετεί και τους εκτυπωτές σας (βλ. Εκτυπωτές και connector). Πρέπει να τρέχει σε υπολογιστή μέσα στο δίκτυο του ξενοδοχείου. Το ξενοδοχείο ενημερώνει συνεχώς το DevyPOS για τους επισκέπτες που έχουν κάνει check-in· στο Πρόσβαση βλέπετε πόσοι επισκέπτες είναι γνωστοί και αν ο connector είναι συνδεδεμένος με το ξενοδοχείο.

Η ρύθμιση της διεπαφής ταμείου Fidelio γίνεται από κοινού με το ξενοδοχείο και τον κατασκευαστή του – η χρήση των πεδίων και ο τύπος εγγραφής διαφέρουν ανά σύστημα. Προγραμματίστε ένα ραντεβού μαζί μας.

3. Πακέτα (πρωινό, ημιδιατροφή …)

Το DevyPOS αναγνωρίζει το πακέτο ενός επισκέπτη από το όνομα της τιμής ή του προϊόντος στο ξενοδοχείο – π.χ. Ημιδιατροφή, HB, Πρωινό, BB, Πλήρης διατροφή ή All inclusive. Στο Πακέτα ορίζετε ανά επίπεδο ποιες ομάδες ειδών ή είδη περιλαμβάνονται, π.χ. την ομάδα Πρωινό στο επίπεδο πρωινό ή το μενού ημέρας στην ημιδιατροφή. Η ημιδιατροφή περιλαμβάνει το πρωινό, η πλήρης διατροφή και τα δύο. Αν το ξενοδοχείο σας χρησιμοποιεί δικές του ονομασίες, προσθέστε τις στο Πρόσθετες λέξεις-κλειδιά για την αναγνώριση.

Με το Δοκιμή αναζήτησης επισκέπτη ελέγχετε χωρίς ταμείο αν οι επισκέπτες βρίσκονται και τα πακέτα αναγνωρίζονται σωστά.

4. Στο ταμείο: χρέωση στο δωμάτιο

Πατήστε Είσπραξη και επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής Δωμάτιο (ξενοδοχείο).
Πληκτρολογήστε αριθμό δωματίου ή όνομα και Αναζήτηση. Το ταμείο δείχνει τους αντίστοιχους επισκέπτες με check-in, με ημέρα αναχώρησης και πακέτο.
Πατήστε τον επισκέπτη. Αν δεν επιτρέπεται χρέωση δωματίου γι' αυτόν, το ταμείο το δείχνει και δεν επιτρέπει την επιλογή.
Αν το πακέτο περιλαμβάνει είδη της παραγγελίας, το ταμείο τα παραθέτει στο Περιλαμβάνεται στο πακέτο. Με το Μη χρέωση των περιλαμβανομένων τα είδη αυτά μηδενίζονται (0,00 €)· στην απόδειξη αναγράφεται Περιλαμβάνεται (ημιδιατροφή).
Ολοκλήρωση. Το DevyPOS χρεώνει πρώτα στο ξενοδοχείο και εκδίδει την απόδειξη μόνο μετά την επιβεβαίωσή του. Στην απόδειξη αναγράφεται Πληρωμή δωμάτιο 204 (Müller).

Αν το ξενοδοχείο απορρίψει τη χρέωση – π.χ. επειδή ο επισκέπτης έκανε εν τω μεταξύ check-out ή λείπει η σύνδεση – το ταμείο αναφέρει τον λόγο και δεν εκδίδεται απόδειξη. Επιλέξτε τότε άλλον τρόπο πληρωμής ή δοκιμάστε ξανά.

Ο τρόπος πληρωμής Δωμάτιο ισχύει πάντα για ολόκληρη την απόδειξη και δεν συνδυάζεται με μετρητά ή κάρτα. Χρειάζεται τη σύνδεση με το ξενοδοχείο – χωρίς γραμμή το ταμείο δεν τον προσφέρει.

5. Ακύρωση και ημερήσια συμφωνία

Όταν ακυρώνεται απόδειξη με τρόπο πληρωμής Δωμάτιο, το DevyPOS αντιλογίζει αυτόματα το ποσό στο ξενοδοχείο (βλ. Είσπραξη, αποδείξεις και ακυρώσεις). Αν κατ' εξαίρεση αποτύχει, η ακύρωση παραμένει έγκυρη· η περίπτωση εμφανίζεται στην ημερήσια συμφωνία.

Στο Ημερήσια συμφωνία επιλέγετε την ημέρα και πατάτε Συμφωνία. Βλέπετε κάθε απόδειξη δωματίου με δωμάτιο, επισκέπτη, ποσό και το αποτέλεσμα έναντι του ξενοδοχείου – συμφωνεί, λείπει στο ξενοδοχείο, διαφορά ποσού – καθώς και εγγραφές που γνωρίζει το ξενοδοχείο αλλά όχι το DevyPOS. Αποτυχημένους αντιλογισμούς τους επαναλαμβάνετε με Επανάληψη αντιλογισμού ή τους σημειώνετε ως έγινε χειροκίνητα, αν το ξενοδοχείο τους έχει ήδη εκκαθαρίσει.

Το ημερολόγιο στο τέλος της σελίδας καταγράφει κάθε σύνδεση, χρέωση και αντιλογισμό με ώρα και αποτέλεσμα – το πρώτο σημείο αναφοράς όταν κάτι λείπει στο ξενοδοχείο.

Αυτό το κεφάλαιο περιγράφει το DevyPOS στην τρέχουσα έκδοσή του. Επιμέρους οθόνες μπορεί να διαφέρουν στο κατάστημά σας, επειδή οι λειτουργίες ενεργοποιούνται ανά κατάστημα.

Πίσω στην επισκόπηση