Hotelsoftware: auf Zimmer buchen
Im Hotelrestaurant bezahlt der Gast oft nicht an der Kasse, sondern lässt auf Zimmer buchen. DevyPOS sucht den Gast in der Hotelsoftware, überträgt den Betrag auf seine Gästerechnung und stellt den Kassenbeleg mit der Zahlart Zimmer aus – mit Signatur, wie jeder andere Beleg auch.
1. Was die Anbindung kann
- Gast finden – nach Zimmernummer oder Name; die Kasse zeigt Zimmer, Name, Abreisetag und die gebuchte Pauschale.
- Auf die Gästerechnung buchen – der Betrag erscheint im Hotel als Posten, zum Beispiel Restaurant · Auftrag 42, wahlweise als eine Summe je Steuersatz oder Position für Position.
- Pauschalen berücksichtigen – Frühstück, Halbpension, Vollpension oder All inclusive: enthaltene Positionen werden gekennzeichnet und auf Wunsch nicht berechnet.
- Storno – ein Belegstorno bucht im Hotel automatisch gegen.
- Tagesabgleich – die Verwaltung vergleicht die Zimmer-Belege des Tages mit den Buchungen laut Hotelsoftware.
Unterstützt werden Mews und apaleo direkt über deren Schnittstellen sowie – über die Fidelio-Kassenschnittstelle (FIAS) – Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 und Gastrodat.
2. Einrichten in der Verwaltung
Alles Nötige steht unter Einstellungen → Hotelsoftware.
- Unter Hotelsoftware das System wählen: Mews, apaleo oder Fidelio-Kassenschnittstelle (FIAS). Bei FIAS zusätzlich den Hersteller (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat oder Andere).
- Unter Zugang die Zugangsdaten eintragen (siehe unten) und Zugang speichern. Die Daten werden verschlüsselt abgelegt und nie wieder im Klartext angezeigt.
- Verbindung prüfen. Bei Erfolg erscheint der Name des Hotels, und DevyPOS lädt die Auswahllisten (Services, Buchhaltungskategorien, Steuercodes bzw. das Hotel bei apaleo).
- Unter Buchung auf die Gästerechnung das Buchungsziel wählen und die Bezeichnung auf der Gästerechnung festlegen (Vorgabe Restaurant).
- Zuletzt Zahlart „Zimmer“ an der Kasse anbieten einschalten. Erst dann erscheint die Zahlart im Kassierdialog.
Mews
Das Hotel erzeugt in Mews unter Marketplace → Integrationen einen AccessToken für DevyPOS und gibt ihn Ihnen; die Partner-Kennung stellt IT Saar. Nach Verbindung prüfen wählen Sie den Mews-Service, auf den gebucht wird – ein „Additional“-Service des Hotels wie Restaurant oder F&B – und optional eine Buchhaltungskategorie. Unter Steuercodes des Hotels sehen Sie, welcher Code des Hotels je Steuersatz der Kasse verwendet wird; die Zuordnung erfolgt automatisch und lässt sich je Satz übersteuern, falls das Hotel mehrere Codes für einen Satz führt.
apaleo
Das Hotel legt in apaleo unter Apps einen „Simple Client“ für DevyPOS an (Rechte: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) und gibt Ihnen Client-ID und Client-Secret. Nach Verbindung prüfen wählen Sie das Hotel (Property). Die Buchung landet auf dem Hauptfolio der Reservierung.
Fidelio-Kassenschnittstelle (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)
Diese Systeme laufen im Hotelnetz und nehmen Kassenbuchungen über die Fidelio-Kassenschnittstelle entgegen. Der Hersteller schaltet sie frei und nennt Ihnen Adresse und Port im Hotelnetz sowie die Kassennummer (P#), gegebenenfalls Verkaufsstelle (SO) und Buchungsart (PT). Diese Werte tragen Sie unter Zugang ein. Die Verbindung hält der Konnektor – dasselbe Programm, das auch Ihre Drucker bedient (siehe Drucker und Konnektor). Er muss auf einem Rechner im Hotelnetz laufen. Die eingecheckten Gäste meldet das Hotel laufend an DevyPOS; unter Zugang sehen Sie, wie viele Gäste bekannt sind und ob der Konnektor mit dem Hotel verbunden ist.
3. Pauschalen (Frühstück, Halbpension …)
DevyPOS erkennt die Pauschale eines Gastes am Raten- oder Produktnamen im Hotel – etwa Halbpension, HP, Frühstück, BB, Vollpension oder All inclusive. Unter Pauschalen legen Sie je Stufe fest, welche Warengruppen oder Artikel enthalten sind, zum Beispiel die Warengruppe Frühstück bei der Stufe Frühstück oder das Tagesmenü bei Halbpension. Halbpension schließt Frühstück ein, Vollpension beides. Verwendet Ihr Hotel eigene Bezeichnungen, ergänzen Sie sie unter Zusätzliche Stichwörter zur Erkennung.
Mit Gastsuche testen prüfen Sie ohne Kasse, ob Gäste gefunden und Pauschalen richtig erkannt werden.
4. An der Kasse: auf Zimmer buchen
- Kassieren antippen und die Zahlart Zimmer (Hotel) wählen.
- Zimmernummer oder Name eingeben und Suchen. Die Kasse zeigt die passenden eingecheckten Gäste mit Abreisetag und Pauschale.
- Den Gast antippen. Ist für ihn keine Zimmerbuchung erlaubt, zeigt die Kasse das an und lässt ihn nicht wählen.
- Enthält die Pauschale Positionen des Auftrags, listet die Kasse sie unter In der Pauschale enthalten. Mit Inkludiertes nicht berechnen werden diese Positionen auf 0,00 € gesetzt; auf dem Beleg steht dazu Inklusive (Halbpension).
- Abschließen. DevyPOS bucht zuerst im Hotel und stellt erst nach dessen Bestätigung den Beleg aus. Auf dem Beleg steht Zahlung Zimmer 204 (Müller).
Lehnt das Hotel die Buchung ab – etwa weil der Gast inzwischen ausgecheckt hat oder die Verbindung fehlt – meldet die Kasse den Grund, und es entsteht kein Beleg. Wählen Sie dann eine andere Zahlart oder versuchen Sie es erneut.
5. Storno und Tagesabgleich
Wird ein Beleg mit der Zahlart Zimmer storniert, bucht DevyPOS den Betrag im Hotel automatisch gegen (siehe Kassieren, Belege und Storno). Gelingt das ausnahmsweise nicht, bleibt der Storno gültig; der Fall erscheint im Tagesabgleich.
Unter Tagesabgleich wählen Sie den Tag und tippen auf Abgleichen. Sie sehen jeden Zimmer-Beleg mit Zimmer, Gast, Betrag und dem Befund gegenüber dem Hotel – stimmt, fehlt im Hotel, Betrag weicht ab – sowie Buchungen, die das Hotel kennt, DevyPOS aber nicht. Fehlgeschlagene Gegenbuchungen holen Sie mit Gegenbuchung wiederholen nach oder markieren sie als von Hand erledigt, wenn das Hotel sie bereits ausgebucht hat.
Das Protokoll am Ende der Seite hält jede Verbindung, Buchung und Gegenbuchung mit Zeit und Ergebnis fest – die erste Anlaufstelle, wenn im Hotel etwas fehlt.