Software alberghiero: addebito in camera
Nel ristorante dell'hotel l'ospite spesso non paga alla cassa, ma fa addebitare in camera. DevyPOS cerca l'ospite nel software alberghiero, trasferisce l'importo sul suo conto e emette lo scontrino con la forma di pagamento Camera – firmato, come ogni altro scontrino.
1. Cosa fa il collegamento
- Trovare l'ospite – per numero di camera o nome; la cassa mostra camera, nome, giorno di partenza e il pacchetto prenotato.
- Addebitare sul conto dell'ospite – l'importo compare in hotel come voce, per esempio Restaurant · Ordine 42, a scelta come un totale per aliquota IVA o voce per voce.
- Considerare i pacchetti – colazione, mezza pensione, pensione completa o all inclusive: le voci incluse vengono contrassegnate e, se lo desiderate, non addebitate.
- Storno – lo storno di uno scontrino genera automaticamente la contropartita in hotel.
- Riconciliazione giornaliera – la gestione confronta gli scontrini in camera del giorno con le registrazioni secondo il software alberghiero.
Sono supportati Mews e apaleo direttamente tramite le loro interfacce e – tramite l'interfaccia cassa Fidelio (FIAS) – Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 e Gastrodat.
2. Configurazione nella gestione
Tutto il necessario si trova in Impostazioni → Software alberghiero.
- In Software alberghiero scegliete il sistema: Mews, apaleo o Interfaccia cassa Fidelio (FIAS). Per FIAS anche il Produttore (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat o Altro).
- In Accesso inserite i dati di accesso (vedi sotto) e Salva accesso. I dati vengono salvati cifrati e mai più mostrati in chiaro.
- Verifica connessione. Se riesce, compare il nome dell'hotel e DevyPOS carica gli elenchi di selezione (servizi, categorie contabili, codici IVA o, per apaleo, l'hotel).
- In Addebito sul conto dell'ospite scegliete la destinazione e definite la Descrizione sul conto dell'ospite (predefinita Restaurant).
- Infine attivate Offrire in cassa la forma di pagamento „Camera“. Solo allora la forma di pagamento compare nella finestra di incasso.
Mews
L'hotel crea in Mews, in Marketplace → Integrazioni, un AccessToken per DevyPOS e ve lo consegna; l'identificativo partner lo fornisce IT Saar. Dopo Verifica connessione scegliete il servizio Mews su cui addebitare – un servizio „Additional“ dell'hotel come Restaurant o F&B – e, facoltativamente, una categoria contabile. In Codici IVA dell'hotel vedete quale codice dell'hotel viene usato per ogni aliquota della cassa; l'abbinamento è automatico e può essere modificato per aliquota se l'hotel usa più codici per la stessa aliquota.
apaleo
L'hotel crea in apaleo, in Apps, un „Simple Client“ per DevyPOS (permessi: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) e vi consegna Client ID e Client Secret. Dopo Verifica connessione scegliete l'Hotel (Property). L'addebito finisce sul folio principale della prenotazione.
Interfaccia cassa Fidelio (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)
Questi sistemi girano nella rete dell'hotel e ricevono gli addebiti di cassa tramite l'interfaccia cassa Fidelio. Il produttore la abilita e vi comunica indirizzo e porta nella rete dell'hotel, il numero cassa (P#) e, se necessario, punto vendita (SO) e tipo di registrazione (PT). Inserite questi valori in Accesso. La connessione è mantenuta dal connettore – lo stesso programma che gestisce le vostre stampanti (vedi Stampanti e connettore). Deve girare su un computer nella rete dell'hotel. L'hotel comunica continuamente a DevyPOS gli ospiti registrati; in Accesso vedete quanti ospiti sono noti e se il connettore è collegato all'hotel.
3. Pacchetti (colazione, mezza pensione …)
DevyPOS riconosce il pacchetto di un ospite dal nome della tariffa o del prodotto in hotel – per esempio Mezza pensione, HB, Colazione, BB, Pensione completa o All inclusive. In Pacchetti stabilite per ogni livello quali reparti o articoli sono inclusi, per esempio il reparto Colazione per il livello colazione o il menu del giorno per la mezza pensione. La mezza pensione include la colazione, la pensione completa entrambe. Se il vostro hotel usa denominazioni proprie, aggiungetele in Parole chiave aggiuntive per il riconoscimento.
Con Prova ricerca ospite verificate senza cassa se gli ospiti vengono trovati e i pacchetti riconosciuti correttamente.
4. Alla cassa: addebito in camera
- Toccate Incassa e scegliete la forma di pagamento Camera (hotel).
- Inserite numero di camera o nome e toccate Cerca. La cassa mostra gli ospiti registrati corrispondenti con giorno di partenza e pacchetto.
- Toccate l'ospite. Se per lui l'addebito in camera non è consentito, la cassa lo segnala e non permette di sceglierlo.
- Se il pacchetto include voci dell'ordine, la cassa le elenca in Incluso nel pacchetto. Con Non addebitare le voci incluse queste voci vengono portate a 0,00 €; sullo scontrino compare Incluso (mezza pensione).
- Concludi. DevyPOS registra prima in hotel ed emette lo scontrino solo dopo la conferma. Sullo scontrino compare Pagamento camera 204 (Müller).
Se l'hotel rifiuta l'addebito – per esempio perché l'ospite nel frattempo ha fatto il check-out o manca la connessione – la cassa indica il motivo e non viene emesso alcuno scontrino. Scegliete allora un'altra forma di pagamento o riprovate.
5. Storno e riconciliazione giornaliera
Se uno scontrino con forma di pagamento Camera viene stornato, DevyPOS registra automaticamente la contropartita in hotel (vedi Incasso, scontrini e storni). Se eccezionalmente non riesce, lo storno resta valido; il caso compare nella riconciliazione giornaliera.
In Riconciliazione giornaliera scegliete il giorno e toccate Riconcilia. Vedete ogni scontrino in camera con camera, ospite, importo e l'esito rispetto all'hotel – corrisponde, manca in hotel, importo diverso – oltre alle registrazioni che l'hotel conosce ma DevyPOS no. Le contropartite non riuscite le recuperate con Ripeti contropartita o le contrassegnate come fatto a mano, se l'hotel le ha già scaricate.
Il registro in fondo alla pagina annota ogni connessione, addebito e contropartita con ora ed esito – il primo posto dove guardare se in hotel manca qualcosa.