Software hotelier: trecerea pe cameră
În restaurantul hotelului oaspetele adesea nu plătește la casă, ci cere trecerea pe cameră. DevyPOS caută oaspetele în software-ul hotelier, transferă suma pe nota lui și emite bonul cu modul de plată Cameră – cu semnătură, ca orice alt bon.
1. Ce poate integrarea
- Găsirea oaspetelui – după numărul camerei sau nume; casa afișează camera, numele, ziua plecării și pachetul rezervat.
- Înregistrarea pe nota oaspetelui – suma apare în hotel ca poziție, de exemplu Restaurant · Comanda 42, la alegere ca un total pe cotă de TVA sau poziție cu poziție.
- Luarea în calcul a pachetelor – mic dejun, demipensiune, pensiune completă sau all inclusive: pozițiile incluse sunt marcate și, la cerere, nu se facturează.
- Stornare – stornarea unui bon înregistrează automat contrapartida în hotel.
- Reconciliere zilnică – administrarea compară bonurile pe cameră ale zilei cu înregistrările din software-ul hotelier.
Sunt acceptate Mews și apaleo direct prin interfețele lor și – prin interfața de casă Fidelio (FIAS) – Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 și Gastrodat.
2. Configurarea în administrare
Tot ce este necesar se află la Setări → Software hotelier.
- La Software hotelier alegeți sistemul: Mews, apaleo sau Interfața de casă Fidelio (FIAS). Pentru FIAS alegeți în plus Producătorul (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat sau Altul).
- La Acces introduceți datele de acces (vezi mai jos) și Salvează accesul. Datele sunt stocate criptat și nu mai sunt afișate niciodată în clar.
- Verifică conexiunea. La reușită apare numele hotelului, iar DevyPOS încarcă listele de selecție (servicii, categorii contabile, coduri de TVA sau, la apaleo, hotelul).
- La Înregistrare pe nota oaspetelui alegeți destinația și stabiliți Denumirea pe nota oaspetelui (implicit Restaurant).
- La final activați Oferă modul de plată „Cameră” la casă. Abia atunci modul de plată apare în fereastra de încasare.
Mews
Hotelul creează în Mews, la Marketplace → Integrations, un AccessToken pentru DevyPOS și vi-l predă; identificatorul de partener îl furnizează IT Saar. După Verifică conexiunea alegeți serviciul Mews pe care se înregistrează – un serviciu „Additional” al hotelului, precum Restaurant sau F&B – și opțional o categorie contabilă. La Codurile de TVA ale hotelului vedeți ce cod al hotelului se folosește pentru fiecare cotă a casei; asocierea se face automat și poate fi modificată pe cotă, dacă hotelul folosește mai multe coduri pentru aceeași cotă.
apaleo
Hotelul creează în apaleo, la Apps, un „Simple Client” pentru DevyPOS (drepturi: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) și vă predă Client ID și Client Secret. După Verifică conexiunea alegeți Hotelul (Property). Înregistrarea ajunge pe folio-ul principal al rezervării.
Interfața de casă Fidelio (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)
Aceste sisteme rulează în rețeaua hotelului și primesc înregistrările de casă prin interfața de casă Fidelio. Producătorul o activează și vă comunică adresa și portul din rețeaua hotelului, numărul casei (P#) și, după caz, punctul de vânzare (SO) și tipul de înregistrare (PT). Aceste valori le introduceți la Acces. Conexiunea este menținută de conector – același program care deservește și imprimantele dumneavoastră (vezi Imprimante și conector). Trebuie să ruleze pe un calculator din rețeaua hotelului. Hotelul raportează în permanență oaspeții cazați către DevyPOS; la Acces vedeți câți oaspeți sunt cunoscuți și dacă conectorul este conectat la hotel.
3. Pachete (mic dejun, demipensiune …)
DevyPOS recunoaște pachetul unui oaspete după numele tarifului sau al produsului din hotel – de exemplu Demipensiune, HB, Mic dejun, BB, Pensiune completă sau All inclusive. La Pachete stabiliți pentru fiecare nivel ce grupe de produse sau articole sunt incluse, de exemplu grupa Mic dejun la nivelul mic dejun sau meniul zilei la demipensiune. Demipensiunea include micul dejun, pensiunea completă pe amândouă. Dacă hotelul folosește denumiri proprii, adăugați-le la Cuvinte-cheie suplimentare pentru recunoaștere.
Cu Testează căutarea oaspeților verificați fără casă dacă oaspeții sunt găsiți și pachetele sunt recunoscute corect.
4. La casă: trecerea pe cameră
- Atingeți Încasează și alegeți modul de plată Cameră (hotel).
- Introduceți numărul camerei sau numele și Caută. Casa afișează oaspeții cazați potriviți, cu ziua plecării și pachetul.
- Atingeți oaspetele. Dacă pentru el nu este permisă trecerea pe cameră, casa arată acest lucru și nu-l lasă să fie ales.
- Dacă pachetul include poziții ale comenzii, casa le listează la Incluse în pachet. Cu Nu factura pozițiile incluse aceste poziții sunt puse pe 0,00 €; pe bon apare Inclus (demipensiune).
- Finalizează. DevyPOS înregistrează mai întâi în hotel și emite bonul doar după confirmarea acestuia. Pe bon apare Plată cameră 204 (Müller).
Dacă hotelul respinge înregistrarea – de exemplu pentru că oaspetele a făcut între timp check-out sau lipsește conexiunea – casa comunică motivul și nu se creează niciun bon. Alegeți atunci alt mod de plată sau încercați din nou.
5. Stornare și reconciliere zilnică
Când un bon cu modul de plată Cameră este stornat, DevyPOS înregistrează automat contrapartida în hotel (vezi Încasare, bonuri și stornări). Dacă, în mod excepțional, nu reușește, stornarea rămâne valabilă; cazul apare în reconcilierea zilnică.
La Reconciliere zilnică alegeți ziua și atingeți Reconciliază. Vedeți fiecare bon pe cameră cu camera, oaspetele, suma și rezultatul față de hotel – corespunde, lipsește în hotel, suma diferă – precum și înregistrările pe care hotelul le cunoaște, dar DevyPOS nu. Contrapartidele eșuate le recuperați cu Repetă contrapartida sau le marcați ca rezolvat manual, dacă hotelul le-a scos deja.
Jurnalul de la finalul paginii reține fiecare conexiune, înregistrare și contrapartidă cu ora și rezultatul – primul loc în care căutați când în hotel lipsește ceva.