Oprogramowanie hotelowe: obciążanie pokoju
W restauracji hotelowej gość często nie płaci przy kasie, lecz prosi o obciążenie pokoju. DevyPOS wyszukuje gościa w oprogramowaniu hotelowym, przenosi kwotę na jego rachunek i wystawia paragon z formą płatności Pokój – z podpisem, jak każdy inny paragon.
1. Co potrafi połączenie
- Znalezienie gościa – po numerze pokoju lub nazwisku; kasa pokazuje pokój, nazwisko, dzień wyjazdu i zarezerwowany pakiet.
- Zaksięgowanie na rachunku gościa – kwota pojawia się w hotelu jako pozycja, np. Restaurant · Zamówienie 42, do wyboru jako jedna suma na stawkę VAT albo pozycja po pozycji.
- Uwzględnienie pakietów – śniadanie, półpensjonat, pełne wyżywienie lub all inclusive: pozycje objęte pakietem są oznaczane i na życzenie nie są naliczane.
- Storno – storno paragonu automatycznie księguje w hotelu zapis przeciwny.
- Dzienne uzgodnienie – zarządzanie porównuje paragony pokojowe z danego dnia z księgowaniami według oprogramowania hotelowego.
Obsługiwane są Mews i apaleo bezpośrednio przez ich interfejsy oraz – przez interfejs kasowy Fidelio (FIAS) – Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 i Gastrodat.
2. Konfiguracja w zarządzaniu
Wszystko, co potrzebne, znajduje się w Ustawienia → Oprogramowanie hotelowe.
- W Oprogramowanie hotelowe wybrać system: Mews, apaleo lub Interfejs kasowy Fidelio (FIAS). Przy FIAS dodatkowo Producenta (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat lub Inny).
- W Dostęp wpisać dane dostępowe (patrz niżej) i Zapisz dostęp. Dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy więcej nie są pokazywane jawnie.
- Sprawdź połączenie. Po powodzeniu pojawia się nazwa hotelu, a DevyPOS wczytuje listy wyboru (usługi, kategorie księgowe, kody podatkowe lub – w apaleo – hotel).
- W Księgowanie na rachunku gościa wybrać cel księgowania i ustalić Opis na rachunku gościa (domyślnie Restaurant).
- Na koniec włączyć Oferuj formę płatności „Pokój” przy kasie. Dopiero wtedy forma płatności pojawia się w oknie kasowania.
Mews
Hotel tworzy w Mews w Marketplace → Integrations AccessToken dla DevyPOS i przekazuje go Państwu; identyfikator partnera dostarcza IT Saar. Po Sprawdź połączenie wybierają Państwo usługę Mews, na którą następuje księgowanie – usługę „Additional” hotelu, np. Restaurant lub F&B – oraz opcjonalnie kategorię księgową. W Kody podatkowe hotelu widać, który kod hotelu jest używany dla każdej stawki kasy; przypisanie następuje automatycznie i można je nadpisać dla stawki, jeśli hotel prowadzi kilka kodów dla jednej stawki.
apaleo
Hotel zakłada w apaleo w Apps „Simple Client” dla DevyPOS (uprawnienia: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) i przekazuje Państwu Client ID i Client Secret. Po Sprawdź połączenie wybierają Państwo Hotel (Property). Księgowanie trafia na główne folio rezerwacji.
Interfejs kasowy Fidelio (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)
Systemy te działają w sieci hotelu i przyjmują księgowania kasowe przez interfejs kasowy Fidelio. Producent go odblokowuje i podaje Państwu adres i port w sieci hotelu oraz numer kasy (P#), ewentualnie punkt sprzedaży (SO) i rodzaj księgowania (PT). Wartości te wpisują Państwo w Dostęp. Połączenie utrzymuje konektor – ten sam program, który obsługuje Państwa drukarki (patrz Drukarki i konektor). Musi on działać na komputerze w sieci hotelu. Hotel na bieżąco zgłasza zameldowanych gości do DevyPOS; w Dostęp widać, ilu gości jest znanych i czy konektor jest połączony z hotelem.
3. Pakiety (śniadanie, półpensjonat …)
DevyPOS rozpoznaje pakiet gościa po nazwie stawki lub produktu w hotelu – np. Półpensjonat, HB, Śniadanie, BB, Pełne wyżywienie lub All inclusive. W Pakiety ustalają Państwo dla każdego poziomu, które grupy towarowe lub artykuły są objęte, np. grupę Śniadanie na poziomie śniadanie albo menu dnia przy półpensjonacie. Półpensjonat obejmuje śniadanie, pełne wyżywienie oba. Jeśli hotel używa własnych nazw, proszę je dodać w Dodatkowe słowa kluczowe do rozpoznawania.
Przez Testuj wyszukiwanie gości sprawdzają Państwo bez kasy, czy goście są znajdowani, a pakiety prawidłowo rozpoznawane.
4. Przy kasie: obciążenie pokoju
- Dotknąć Kasuj i wybrać formę płatności Pokój (hotel).
- Wpisać numer pokoju lub nazwisko i Szukaj. Kasa pokazuje pasujących zameldowanych gości z dniem wyjazdu i pakietem.
- Dotknąć gościa. Jeśli obciążenie pokoju nie jest dla niego dozwolone, kasa to pokazuje i nie pozwala go wybrać.
- Jeśli pakiet obejmuje pozycje zamówienia, kasa wymienia je w Objęte pakietem. Przez Nie naliczaj pozycji objętych pakietem pozycje te są ustawiane na 0,00 €; na paragonie widnieje W cenie (półpensjonat).
- Zakończ. DevyPOS księguje najpierw w hotelu i wystawia paragon dopiero po jego potwierdzeniu. Na paragonie widnieje Płatność pokój 204 (Müller).
Jeśli hotel odrzuci księgowanie – np. bo gość w międzyczasie się wymeldował albo brak połączenia – kasa podaje powód i paragon nie powstaje. Należy wtedy wybrać inną formę płatności lub spróbować ponownie.
5. Storno i dzienne uzgodnienie
Gdy paragon z formą płatności Pokój zostaje anulowany, DevyPOS automatycznie księguje w hotelu zapis przeciwny (patrz Inkaso, paragony i storno). Jeśli wyjątkowo się to nie uda, storno pozostaje ważne; przypadek pojawia się w dziennym uzgodnieniu.
W Dzienne uzgodnienie wybierają Państwo dzień i dotykają Uzgodnij. Widać każdy paragon pokojowy z pokojem, gościem, kwotą i wynikiem wobec hotelu – zgadza się, brak w hotelu, kwota się różni – a także księgowania, które zna hotel, a nie zna DevyPOS. Nieudane zapisy przeciwne nadrabiają Państwo przez Powtórz zapis przeciwny albo oznaczają jako załatwione ręcznie, jeśli hotel już je wyksięgował.
Protokół na końcu strony zapisuje każde połączenie, księgowanie i zapis przeciwny z czasem i wynikiem – pierwsze miejsce, gdzie szukać, gdy w hotelu czegoś brakuje.