Mục lục chương

Phần mềm khách sạn: ghi vào phòng

Lưu ý: giao diện DevyPOS hiện có tiếng Đức và tiếng Anh. Các tên gọi nêu ở đây tương ứng với giao diện tiếng Đức.

Ở nhà hàng trong khách sạn, khách thường không trả tiền tại quầy mà yêu cầu ghi vào phòng. DevyPOS tìm khách trong phần mềm khách sạn, chuyển số tiền sang hóa đơn phòng của khách và xuất chứng từ với hình thức thanh toán Phòng – có chữ ký như mọi chứng từ khác.

1. Kết nối làm được gì

Hỗ trợ trực tiếp qua giao diện riêng: Mews và apaleo; qua giao diện thu ngân Fidelio (FIAS): Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 và Gastrodat.

Kết nối phần mềm khách sạn là mô-đun bổ sung. Nếu ô Phần mềm khách sạn không hiển thị trong Cài đặt thì mô-đun chưa được mở cho cơ sở của bạn – hãy liên hệ với chúng tôi.

2. Thiết lập trong phần quản trị

Mọi thứ cần thiết nằm ở Cài đặt → Phần mềm khách sạn.

  1. Ở Phần mềm khách sạn chọn hệ thống: Mews, apaleo hoặc Giao diện thu ngân Fidelio (FIAS). Với FIAS chọn thêm Nhà cung cấp (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat hoặc Khác).
  2. Ở Quyền truy cập nhập thông tin truy cập (xem bên dưới) và Lưu quyền truy cập. Dữ liệu được lưu mã hóa và không bao giờ hiển thị lại dạng văn bản rõ.
  3. Kiểm tra kết nối. Thành công thì tên khách sạn hiện ra và DevyPOS tải các danh sách lựa chọn (dịch vụ, hạng mục kế toán, mã thuế, hoặc khách sạn với apaleo).
  4. Ở Ghi vào hóa đơn phòng chọn đích ghi và đặt Tên hiển thị trên hóa đơn phòng (mặc định Restaurant).
  5. Cuối cùng bật Cho phép hình thức thanh toán „Phòng“ tại quầy. Chỉ khi đó hình thức thanh toán mới xuất hiện trong hộp thoại thu tiền.

Mews

Khách sạn tạo trong Mews, mục Marketplace → Integrations, một AccessToken cho DevyPOS và giao cho bạn; mã đối tác do IT Saar cung cấp. Sau Kiểm tra kết nối, bạn chọn dịch vụ Mews để ghi vào – một dịch vụ „Additional“ của khách sạn như Restaurant hoặc F&B – và tùy chọn một hạng mục kế toán. Ở Mã thuế của khách sạn bạn thấy mã nào của khách sạn được dùng cho mỗi mức thuế của quầy; việc gán diễn ra tự động và có thể ghi đè theo từng mức nếu khách sạn dùng nhiều mã cho một mức.

apaleo

Khách sạn tạo trong apaleo, mục Apps, một „Simple Client“ cho DevyPOS (quyền: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) và giao cho bạn Client ID cùng Client Secret. Sau Kiểm tra kết nối chọn Khách sạn (Property). Bút toán được ghi vào folio chính của đặt phòng.

Giao diện thu ngân Fidelio (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)

Các hệ thống này chạy trong mạng của khách sạn và nhận bút toán từ quầy qua giao diện thu ngân Fidelio. Nhà cung cấp mở giao diện và báo cho bạn địa chỉ và cổng trong mạng khách sạn, số quầy (P#), khi cần cả điểm bán (SO) và loại bút toán (PT). Bạn nhập các giá trị này ở Quyền truy cập. Kết nối do bộ kết nối duy trì – chính chương trình điều khiển máy in của bạn (xem Máy in và bộ kết nối). Nó phải chạy trên một máy tính trong mạng khách sạn. Khách sạn liên tục báo cho DevyPOS những khách đã nhận phòng; ở Quyền truy cập bạn thấy có bao nhiêu khách được biết và bộ kết nối có đang nối với khách sạn hay không.

Việc thiết lập giao diện thu ngân Fidelio được thực hiện cùng với khách sạn và nhà cung cấp của họ – cách dùng trường và loại bút toán khác nhau theo từng hệ thống. Hãy đặt lịch hẹn với chúng tôi.

3. Các gói (bữa sáng, nửa bữa …)

DevyPOS nhận diện gói của khách qua tên mức giá hoặc tên sản phẩm trong khách sạn – ví dụ Nửa bữa, HP, Bữa sáng, BB, Trọn bữa hoặc All inclusive. Ở Các gói bạn quy định cho từng mức những nhóm hàng hoặc món nào được bao gồm, ví dụ nhóm Bữa sáng cho mức bữa sáng hoặc thực đơn trong ngày cho nửa bữa. Nửa bữa bao gồm bữa sáng, trọn bữa bao gồm cả hai. Nếu khách sạn dùng tên riêng, hãy thêm vào Từ khóa bổ sung để nhận diện.

Với Thử tìm khách bạn kiểm tra không cần quầy xem khách có được tìm thấy và gói có được nhận diện đúng không.

4. Tại quầy: ghi vào phòng

  1. Chạm Thu tiền và chọn hình thức thanh toán Phòng (khách sạn).
  2. Nhập số phòng hoặc tên rồi Tìm. Quầy hiển thị các khách đã nhận phòng phù hợp kèm ngày trả phòng và gói.
  3. Chạm vào khách. Nếu khách không được phép ghi vào phòng, quầy báo và không cho chọn.
  4. Nếu gói bao gồm các món trong đơn, quầy liệt kê ở Thuộc gói. Với Không tính tiền phần thuộc gói các món này được đặt về 0,00 €; trên chứng từ ghi Bao gồm (nửa bữa).
  5. Hoàn tất. DevyPOS ghi vào khách sạn trước và chỉ xuất chứng từ sau khi khách sạn xác nhận. Trên chứng từ ghi Thanh toán phòng 204 (Müller).

Nếu khách sạn từ chối bút toán – ví dụ vì khách đã trả phòng hoặc mất kết nối – quầy báo lý do và không tạo chứng từ. Khi đó hãy chọn hình thức thanh toán khác hoặc thử lại.

Hình thức thanh toán Phòng luôn áp dụng cho toàn bộ chứng từ và không thể trộn với tiền mặt hay thẻ. Nó cần kết nối với khách sạn – không có đường truyền thì quầy không hiển thị hình thức này.

5. Hủy và đối soát cuối ngày

Khi một chứng từ với hình thức thanh toán Phòng bị hủy, DevyPOS tự động ghi bút toán ngược trong khách sạn (xem Thu tiền, chứng từ và hủy đơn). Nếu ngoại lệ không thành công, việc hủy vẫn có hiệu lực; trường hợp này xuất hiện trong đối soát cuối ngày.

Ở Đối soát cuối ngày chọn ngày và chạm Đối soát. Bạn thấy từng chứng từ phòng với phòng, khách, số tiền và kết quả so với khách sạn – khớp, thiếu trong khách sạn, lệch số tiền – cùng các bút toán khách sạn có nhưng DevyPOS không có. Bút toán ngược thất bại được làm lại bằng Lặp lại bút toán ngược hoặc đánh dấu đã xử lý thủ công nếu khách sạn đã xóa sổ.

Nhật ký ở cuối trang ghi lại mọi kết nối, bút toán và bút toán ngược với thời gian và kết quả – nơi đầu tiên cần xem khi khách sạn thiếu gì đó.

Chương này mô tả DevyPOS ở phiên bản hiện tại. Một số màn hình có thể khác ở quán của bạn, vì các chức năng được bật riêng cho từng cơ sở.

Về mục lục