Hotelski softver: knjiženje na sobu
U hotelskom restoranu gost često ne plaća na blagajni, nego traži knjiženje na sobu. DevyPOS pronalazi gosta u hotelskom softveru, prenosi iznos na njegov račun i izdaje račun s načinom plaćanja Soba – s potpisom, kao i svaki drugi račun.
1. Što povezivanje omogućuje
- Pronaći gosta – po broju sobe ili imenu; blagajna prikazuje sobu, ime, dan odlaska i rezervirani paket.
- Knjižiti na račun gosta – iznos se u hotelu pojavljuje kao stavka, npr. Restaurant · Narudžba 42, po izboru kao jedan iznos po poreznoj stopi ili stavku po stavku.
- Uzeti u obzir pakete – doručak, polupansion, puni pansion ili all inclusive: uključene stavke se označavaju i po želji ne naplaćuju.
- Storno – storno računa automatski protuknjiži u hotelu.
- Dnevno usklađivanje – uprava uspoređuje račune na sobu tog dana s knjiženjima prema hotelskom softveru.
Podržani su Mews i apaleo izravno preko njihovih sučelja te – preko Fidelio blagajničkog sučelja (FIAS) – Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3 i Gastrodat.
2. Postavljanje u upravi
Sve potrebno nalazi se pod Postavke → Hotelski softver.
- Pod Hotelski softver odaberite sustav: Mews, apaleo ili Fidelio blagajničko sučelje (FIAS). Kod FIAS-a dodatno Proizvođača (Oracle Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat ili Drugo).
- Pod Pristup unesite pristupne podatke (vidi dolje) i Spremi pristup. Podaci se pohranjuju šifrirano i nikad se više ne prikazuju u čistom tekstu.
- Provjeri vezu. Ako uspije, pojavljuje se ime hotela i DevyPOS učitava popise za odabir (usluge, računovodstvene kategorije, porezne šifre odnosno hotel kod apalea).
- Pod Knjiženje na račun gosta odaberite odredište knjiženja i odredite Naziv na računu gosta (zadano Restaurant).
- Na kraju uključite Ponudi način plaćanja „Soba“ na blagajni. Tek tada se način plaćanja pojavljuje u dijalogu naplate.
Mews
Hotel u Mewsu pod Marketplace → Integrations izrađuje AccessToken za DevyPOS i predaje vam ga; partnersku oznaku daje IT Saar. Nakon Provjeri vezu odaberite Mews uslugu na koju se knjiži – „Additional“ uslugu hotela poput Restaurant ili F&B – i po želji računovodstvenu kategoriju. Pod Porezne šifre hotela vidite koja se šifra hotela koristi za pojedinu poreznu stopu blagajne; dodjela je automatska i može se po stopi promijeniti ako hotel vodi više šifara za jednu stopu.
apaleo
Hotel u apaleu pod Apps izrađuje „Simple Client“ za DevyPOS (prava: reservations.read, folios.read, folios.manage, setup.read) i predaje vam Client ID i Client Secret. Nakon Provjeri vezu odaberite Hotel (Property). Knjiženje ide na glavni folio rezervacije.
Fidelio blagajničko sučelje (Opera, protel, SIHOT, HS/3, Gastrodat)
Ti sustavi rade u hotelskoj mreži i primaju blagajnička knjiženja preko Fidelio blagajničkog sučelja. Proizvođač ga otključava i daje vam adresu i port u hotelskoj mreži te broj blagajne (P#), po potrebi prodajno mjesto (SO) i vrstu knjiženja (PT). Te vrijednosti unosite pod Pristup. Vezu održava konektor – isti program koji poslužuje i vaše pisače (vidi Pisači i konektor). Mora raditi na računalu u hotelskoj mreži. Hotel stalno javlja prijavljene goste DevyPOS-u; pod Pristup vidite koliko je gostiju poznato i je li konektor povezan s hotelom.
3. Paketi (doručak, polupansion …)
DevyPOS prepoznaje paket gosta po nazivu tarife ili proizvoda u hotelu – npr. Polupansion, HP, Doručak, BB, Puni pansion ili All inclusive. Pod Paketi za svaku razinu određujete koje su grupe artikala ili artikli uključeni, npr. grupu Doručak na razini doručka ili dnevni meni kod polupansiona. Polupansion uključuje doručak, puni pansion oboje. Ako vaš hotel koristi vlastite nazive, dodajte ih pod Dodatne ključne riječi za prepoznavanje.
S Testiraj pretragu gostiju bez blagajne provjeravate pronalaze li se gosti i prepoznaju li se paketi ispravno.
4. Na blagajni: knjiženje na sobu
- Dodirnite Naplati i odaberite način plaćanja Soba (hotel).
- Unesite broj sobe ili ime i Traži. Blagajna prikazuje odgovarajuće prijavljene goste s danom odlaska i paketom.
- Dodirnite gosta. Ako mu knjiženje na sobu nije dopušteno, blagajna to prikazuje i ne dopušta odabir.
- Ako paket sadrži stavke narudžbe, blagajna ih navodi pod Uključeno u paket. S Ne naplaćuj uključeno te se stavke postavljaju na 0,00 €; na računu piše Uključeno (polupansion).
- Završi. DevyPOS najprije knjiži u hotelu i izdaje račun tek nakon njegove potvrde. Na računu piše Plaćanje soba 204 (Müller).
Ako hotel odbije knjiženje – npr. jer se gost u međuvremenu odjavio ili nema veze – blagajna javlja razlog i račun ne nastaje. Tada odaberite drugi način plaćanja ili pokušajte ponovno.
5. Storno i dnevno usklađivanje
Kad se stornira račun s načinom plaćanja Soba, DevyPOS automatski protuknjiži iznos u hotelu (vidi Naplata, računi i storno). Ako to iznimno ne uspije, storno ostaje valjan; slučaj se pojavljuje u dnevnom usklađivanju.
Pod Dnevno usklađivanje odaberite dan i dodirnite Uskladi. Vidite svaki račun na sobu sa sobom, gostom, iznosom i nalazom prema hotelu – slaže se, nedostaje u hotelu, iznos odstupa – kao i knjiženja koja hotel poznaje, a DevyPOS ne. Neuspjela protuknjiženja nadoknađujete s Ponovi protuknjiženje ili ih označite kao obavljeno ručno ako ih je hotel već isknjižio.
Zapisnik na kraju stranice bilježi svaku vezu, knjiženje i protuknjiženje s vremenom i rezultatom – prvo mjesto gdje pogledati kad u hotelu nešto nedostaje.