Zaključivanje dana i izvještaji
Na kraju večeri tri radnje: obračunati vozače i konobare, prebrojati novac, izvršiti Z-zaključivanje.
1. X-izvještaj: međustanje
X-izvještaj pokazuje stanje od zadnjeg Z-zaključivanja, a ništa ne zaključuje. Na blagajni ga otvarate u izborniku blagajnika (dodir na vlastito ime) preko kartice X-izvještaj (međustanje); Ispiši X izvještaj šalje ga na pisač računa. U administraciji stoji pod Izvještaji kao Međustanje od zadnjeg Z. Možete ga pozvati koliko god puta želite – primjerice kod smjene.
2. Financijski izvještaj: odakle proizlazi stanje
Financijski izvještaj – na blagajni kartica Info u izborniku blagajnika (Iz čega proizlazi stanje), u administraciji pod Izvještaji uz blagajničku knjigu – izvodi stanje blagajne korak po korak:
| Dostave na putu | Novac još kod vozača |
| Obračunate dostave | Već predano |
| Naplaćeno gotovinom | Primljeno na glavnoj blagajni |
| Kod konobara | Naplaćeno, ali još neobračunato |
| Po vrsti knjiženja | Uplate i isplate iz blagajničke knjige, jedan redak po vrsti knjiženja; uz to Obračuni vozača i Obračuni konobara (samo prijenos) |
| Trenutno stanje | Koliko bi trebalo biti u ladici |
Stvarno prebrojani iznos upisujete u kartici Z-zaključivanje pod Prebroji novac (€) – ili preko Prebroji … s pomoći za brojanje, broj komada po novčanici i kovanici. Razliku prema potrebnoj gotovini blagajna pokazuje odmah, umjesto da je skriva; stoji i u gotovom Z-zaključivanju i u Z-arhivu administracije.
3. Z-zaključivanje
- U izborniku blagajnika (dodir na vlastito ime) otvorite karticu Z-zaključivanje. Gore stoji Potrebna gotovina.
- Upišite prebrojani iznos (nije obvezno, ali se preporučuje).
- Izvrši zaključivanje dana. Bez prava na zaključivanje blagajna ovdje pokazuje samo Samo šef i uprava.
Semafor na vrhu izbornika blagajnika unaprijed pokazuje može li se krenuti: crveno – otvorene narudžbe, prije zaključivanja naplatiti ili stornirati; žuto – ture još nisu obračunate; zeleno – Spremno za zaključak — ništa otvoreno. Ima li još otvorenih narudžbi, blagajna prije upozorava (Još ima otvorenih narudžbi) i nudi tri puta: Naplati svih … narudžbi sada gotovinom (svaka narudžba dobiva vlastiti račun i broji se u ovo zaključivanje), Ostavi narudžbe otvorene (broje se u sljedeći dan) ili Odustani — bez zaključenja. Na kraju Izvršiti zaključivanje dana? još jednom pita – zaključivanje se ne može poništiti, dodjeljuje se Z-broj i sav promet od zadnjeg zaključivanja se fiksira. Više zaključivanja istoga dana je moguće; poslije se normalno radi dalje.
Pod Postavke → Blagajna i zaključivanje može se postaviti automatsko zaključivanje dana u određeni sat – u dostavnoj službi obično noću, kad je lokal sigurno zatvoren.
4. Izvoz DSFinV-K
U administraciji pod Izvještaji u odjeljku Izvoz DSFinV-K odaberete razdoblje (od – do) i gumbom Preuzmi preuzmete zip datoteku: matične podatke, zaglavlja računa, stavke, načine plaćanja i PDV po zaključivanju. Ta se datoteka traži pri blagajničkom nadzoru – u dvojbi je unaprijed pokažite svom knjigovođi.
Pokraj toga ondje stoji DATEV izvoz (blagajna): paket knjiženja u DATEV formatu (SKR04) s dnevnim prometom po Z-zaključivanju, bezgotovinskim načinima plaćanja kao prijenosom novca i ručnim knjiženjima prema DATEV protukontu pojedine vrste knjiženja; protukonta upisujete izravno ispod.