إقفال اليوم والتقارير
في نهاية المساء ثلاث حركات: تسوية السائقين والنُدُل، عدّ النقود، تنفيذ إقفال Z.
1. تقرير X: الوضع المرحلي
يعرض تقرير X الوضع منذ آخر إقفال Z دون إقفال أي شيء. وفي الكاشير تفتحونه من قائمة المستخدم (لمسة على اسمكم) عبر علامة التبويب تقرير X (الوضع المرحلي)؛ وطباعة تقرير X يخرجه على طابعة الإيصالات. وفي الإدارة يوجد تحت التقارير بعنوان الوضع المرحلي منذ آخر إقفال Z. ويمكنكم استدعاؤه كما شئتم – عند تغيير الوردية مثلاً.
2. التقرير المالي: من أين يأتي الرصيد
يستنتج التقرير المالي – في الكاشير علامة التبويب معلومات في قائمة المستخدم (من أين يأتي الرصيد)، وفي الإدارة تحت التقارير عند دفتر الصندوق – رصيد الصندوق خطوة بخطوة:
| توصيلات في الطريق | مال لا يزال لدى السائقين |
| توصيلات مسوّاة | سُلِّمت بالفعل |
| محصَّل نقداً | ما استُلم في الصندوق الرئيسي |
| لدى النُدُل | محصَّل ولم يُسوَّ بعد |
| لكل نوع قيد | إيداعات وسحوبات من دفتر الصندوق، سطر لكل نوع قيد؛ إضافةً إلى تسويات السائقين وتسويات النُدُل (تحويل فقط) |
| الرصيد الحالي | ما ينبغي وجوده في الدرج |
والمبلغ المعدود فعلاً تدخلونه في علامة التبويب إقفال Z تحت عدّ النقود (€) – أو عبر عدّ … بمساعد العدّ، بعدد القطع لكل ورقة وعملة معدنية. ويعرض الكاشير الفرق عن المبلغ النقدي المستحق فوراً بدل إخفائه؛ ويظهر أيضاً في إقفال Z المنجَز وفي أرشيف Z في الإدارة.
3. إقفال Z
- في قائمة المستخدم (لمسة على اسمكم) افتحوا علامة التبويب إقفال Z. ويظهر في الأعلى المبلغ النقدي المستحق.
- أدخلوا المبلغ المعدود (اختياري لكنه مستحسن).
- تنفيذ إقفال اليوم. ومن دون صلاحية الإقفال لا يعرض الكاشير هنا إلا للمدير والمسؤول فقط.
وتبيّن إشارة الألوان في أعلى قائمة المستخدم مسبقاً هل يمكن البدء: أحمر – طلبات مفتوحة، حصّلوها أو ألغوها قبل الإقفال؛ أصفر – جولات لم تُسوَّ بعد؛ أخضر – جاهز للإقفال — لا شيء مفتوح. وإن بقيت طلبات مفتوحة نبّه الكاشير قبل ذلك (لا تزال هناك طلبات مفتوحة) وعرض ثلاثة طرق: تحصيل كل الطلبات … نقداً الآن (يحصل كل طلب على إيصال خاص ويُحتسب في هذا الإقفال)، أو إبقاء الطلبات مفتوحة (فتُحتسب لليوم التالي)، أو إلغاء — بلا إقفال. وأخيراً يسأل تنفيذ إقفال اليوم؟ مرة أخرى – فالإقفال لا يمكن التراجع عنه، ويُمنح رقم Z وتُثبَّت كل المبيعات منذ آخر إقفال. وتمكن عدة إقفالات في اليوم نفسه؛ ويستمر العمل بعدها عادياً.
وتحت الإعدادات ← الكاشير والإقفال يمكن ضبط إقفال يومي تلقائي في ساعة محددة – وفي خدمة التوصيل يكون ذلك ليلاً عادةً بعد إغلاق المحل بأمان.
4. تصدير DSFinV-K
في الإدارة تحت التقارير تختارون في قسم تصدير DSFinV-K الفترة (من – إلى) وتنزّلون بزرّ تنزيل ملف zip: البيانات الأساسية ورؤوس الإيصالات والبنود وطرق الدفع والضريبة لكل إقفال. وهذا الملف هو المطلوب عند تفتيش الصندوق – وعند الشك اعرضوه على محاسبكم مسبقاً.
وبجانبه هناك تصدير DATEV (دفتر الصندوق): حزمة قيود بصيغة DATEV (SKR04) بمبيعات اليوم لكل إقفال Z، وطرق الدفع غير النقدية كتحويل نقدي، والقيود اليدوية مقابل الحساب المقابل في DATEV لنوع القيد المعني؛ والحسابات المقابلة تدخلونها مباشرة تحت ذلك.